Ada salah satu fitur pada aplikasi Microsoft Excel yang sangat berguna namun tampaknya sering dilupakan, yaitu fitur Group Sheets atau Pengelompokan Sheet.
Sesuai dengan namanya, fitur ini akan mengelompokan beberapa Sheet
untuk mempermudah pengaturan atau operasi Sheet lebih lanjut, misalkan
saja untuk memindahkan posisi Sheet atau menghapus beberapa Sheet
sekaligus. Namun selain digunakan untuk operasi Sheet, Group Sheets ini
juga sebetulnya dapat kita gunakan untuk membuat banyak tabel yang
identik di beberapa Sheet sekaligus..!!
Contoh penerapannya misalkan saja jika kita ingin membuat laporan
tahunan dalam satu Workbook dan tiap-tiap Sheet akan diisi dengan
laporan tiap bulan, misalnya Sheet1 untuk bulan Januari, Sheet2 untuk
bulan Februari, dst. Bentuk dan format tabel dalam tiap-tiap Sheet ini
tentunya harus identik atau sama. Jika kita membuat tabel satu persatu
pada tiap-tiap Sheet, jelas membutuhkan waktu yang lama, solusi lainnya
kita bisa membuat satu tabel lalu melakukan Copy-Paste ke Sheet lainnya,
namun cara ini juga tetap kurang efisien. Nah dengan menggunakan Group
Sheets maka kita cukup membuat satu tabel saja dan otomatis tabel akan
terbentuk pada Sheet-sheet lainnya. Caranya sebagai berikut.
Sebagai contoh, misalkan kita ingin membuat tabel yang sama pada 3
Sheet sekaligus. Jalankan Excel dan untuk mempermudah, rubah nama
tiap-tiap Sheet menjadi JAN, FEB, dan MAR.
Tahan tombol CTRL pada keyboard, lalu klik Sheet FEB dan Sheet MAR untuk memilih Sheet-Sheet tersebut. Atau bisa juga dengan menahan tombol SHIFT
pada keyboard lalu klik pada Sheet terakhir yaitu Sheet MAR. Sheet yang
telah dipilih akan memiliki warna yang sama seperti tampak pada gambar
berikut ini.
Berikutnya, cobalah untuk membuat sebuah tabel dan atur formatnya
agar sesuai. Misalnya tabel seperti tampak pada gambar berikut ini.
Setelah tabel selesai, cobalah untuk melihat isi tiap-tiap Sheet, dan
kita akan mendapatkan tabel tersebut telah terbentuk didalam tiap-tiap
Sheet tersebut :) Jika kita ingin merubah format tabel tersebut, maka
pilih kembali seluruh Sheet dan lakukan perubahan format, maka semua
tabel akan berubah juga formatnya!
Cara cepat untuk memilih seluruh Sheet atau menghilangkan pilihan bisa kita lakukan dengan klik-kanan lalu pilih Select All Sheets untuk memilih seluruh Sheet yang ada atau pilih Ungroup Sheets untuk menghilangkan pilihan.
Dalam penggunaan lebih lanjut, jika tabel dalam tiap-tiap Sheet
benar-benar identik formatnya termasuk jumlah barisnya, maka kita pun
dapat melakukan perhitungan dengan Formula / Rumus cukup pada salah satu
Sheet saja, dan otomatis Formula tersebut akan diterapkan juga pada
tabel didalam Sheet lainnya, tentunya dengan hasil yang berbeda :)
Catatan: Fitur Group Sheets ini bisa digunakan pada Excel 2007 dan Excel 2010.
Demikian dan mudah-mudahan tulisan singkat ini ada gunanya :)